Hvordan fungerer chat, forfallsdato og påminnelser i Adminflow

Oversikt

I Adminflow er chat, forfallsdato og påminnelser tre separate mekanismer som brukes sammen, men som styres uavhengig av hverandre. Denne artikkelen forklarer hva som styrer hva, og hvordan dette brukes i praksis.

Chat

Chat er hovedkanalen for kommunikasjon med kunden.

Chat brukes blant annet til:

• innhenting av dokumentasjon
• avklaringer og dialog
• strukturert oppfølging av leveranser

En chat kan inneholde:

• forfallsdato
• påminnelser
• filopplastning
• oppgaver knyttet til chatten

Forfallsdato i chat

Forfallsdato i chat:

• angir ønsket frist for når kunden skal levere
• brukes som informasjons- og oversiktselement
• vises i relevante oversikter i systemet

Forfallsdato:

• utløser ikke påminnelser
• stopper ikke påminnelser
• styrer ikke når meldinger sendes

Forfallsdato fungerer som en tydelig frist for kunden, men har ingen automatisk effekt på varsling.

Påminnelser i chat

Påminnelser i chat:

• settes eksplisitt når chatten opprettes eller redigeres
• styres av antall og intervall som velges
• sendes uavhengig av forfallsdato
• sendes automatisk til kunden

Påminnelser:

• starter når chatten sendes
• sendes med valgt intervall
• stopper når chatten er ferdigstilt, for eksempel når kunden har lastet opp etterspurt dokumentasjon

Påminnelser er dermed en aktiv oppfølgingsmekanisme og ikke en datostyrt funksjon.

Forholdet mellom chat og oppgaver

Chat og oppgaver har ulik funksjon og logikk.

Chat

• brukes til kundedialog
• kan ha påminnelser
• forfallsdato er veiledende
• følger ikke oppgavelogikk

Oppgaver

• brukes til intern planlegging og kontroll
• forfallsdato er styrende
• vises i oppgavelister, fremdriftsoversikt og kontroll
• har ingen egne påminnelser til kunde

Chat og oppgaver kan kobles sammen, men fungerer teknisk uavhengig av hverandre.

Typisk bruk i praksis

• Chat brukes for å be kunden om informasjon eller dokumenter
• Påminnelser sikrer at kunden blir fulgt opp uten manuell innsats
• Forfallsdato gir kunden en tydelig frist
• Oppgaver brukes internt for å følge opp arbeidet som skal utføres når leveransen er mottatt

Viktig å vite

• Påminnelser styres ikke av forfallsdato
• Forfallsdato påvirker ikke varsling
• Påminnelser må settes aktivt
• Chat og oppgaver er to separate mekanismer

FAQ

Sendes påminnelser automatisk basert på forfallsdato

Nei. Påminnelser sendes kun hvis de er aktivert i chatten.

Kan påminnelser sendes både før og etter forfallsdato

Ja. Påminnelser sendes basert på valgt intervall, uavhengig av forfallsdato.

Når stopper påminnelser

Når chatten er ferdigstilt, for eksempel når kunden har levert det som etterspørres.

Anbefalt oppsett

Bruk:

• forfallsdato for tydelige frister
• påminnelser for faktisk oppfølging
• oppgaver for intern fremdrift og kontroll

Oppdatert: 15/01/2026