Import av representanter i Adminflow

Oppdatert: 12.01.2026

Hva handler dette om

I Adminflow kan du importere representanter til selskaper ved hjelp av en Excel mal.

Dette brukes for å registrere personer som representerer et selskap, for eksempel styremedlemmer, daglig leder, investorer eller andre med roller og fullmakter.

Artikkelen forklarer:

• hvordan importmalen er bygget opp
• hvordan du legger inn flere selskaper i samme fil
• hvordan representanter knyttes til riktig selskap
• viktige regler for at importen skal fungere

Før du starter

• Importen gjøres med en Excel fil i format .xlsx
• Filen må følge Adminflows faste struktur
• Ikke slett eller endre rekkefølgen på rader og seksjoner

Hver fil kan inneholde flere selskaper med tilhørende representanter.

Overordnet struktur i importmalen

Importmalen består av repeterende blokker.

Hver blokk representerer ett selskap og ser slik ut:

1. Company seksjon som identifiserer selskapet
2. Representatives seksjon som inneholder én eller flere personer knyttet til selskapet
3. En tom rad som skiller selskapet fra neste blokk

Denne strukturen gjentas for hvert selskap i filen.

Header i filen

Rad 1 brukes til å identifisere filtypen:

• Kolonne A: Document
• Kolonne B: Representatives

Rad 2 skal være tom og må beholdes.

Company seksjon

Company seksjonen identifiserer hvilket selskap representantene tilhører.

Oppsett

• Kolonneoverskrift:
• Kolonne A: Company
• Kolonne B: Organization number
• Datarad:
• Kolonne A: Tom
• Kolonne B: Organisasjonsnummer

Feltbeskrivelse

• Organization number

Organisasjonsnummer for selskapet

Norske selskaper bruker 9 siffer

Denne seksjonen må alltid komme før representantene.

Representatives seksjon

Representatives seksjonen inneholder personene som er knyttet til selskapet.

Oppsett

• Kolonne A brukes kun til seksjonsnavn og skal være tom i datarader
• Én rad per representant
• Flere representanter kan legges til under samme selskap

Felter i Representatives

• First Name

Fornavn

• Last Name

Etternavn

• PNR

Personnummer

Norske privatpersoner bruker 11 siffer

• Email

Epostadresse

• Address

Gateadresse

• City

By eller sted

• Post Code

Postnummer

• Country Code

Landkode etter ISO standard

Eksempel NO, SE, DK, US

• Roles

Rolle eller roller personen har

Eksempler Investor, Board Member, CEO, Chairman

Eksempel på struktur per selskap

For hvert selskap må strukturen være:

• Company header rad
• Company datarad med organisasjonsnummer
• Representatives header rad
• Én eller flere datarader med representanter
• Én tom rad som separator

Deretter kan neste selskap legges inn på samme måte.

Viktige regler og begrensninger

• Organisasjonsnummer må være 9 siffer
• Personnummer må være 11 siffer
• Landkode må følge ISO 3166 1 alpha 2
• Kolonne A skal alltid være tom i datarader
• Tom rad brukes som separator mellom selskaper og må ikke fjernes
• Company og Representatives blokk må alltid komme i riktig rekkefølge

Hvis strukturen brytes vil importen feile.

Typisk bruk

Denne importmalen brukes ofte til:

• Registrering av styremedlemmer
• Registrering av daglig leder og styreleder
• Import av kontaktpersoner for aksjonærselskaper
• Oppsett av representanter i konsern og holdingselskaper
• Strukturering før rapportering og videre oppfølging

Tips

• Kontroller organisasjonsnummer før import
• Sørg for at roller er tydelige og konsistente
• Bruk én tom rad mellom hvert selskap
• Test gjerne med ett selskap først før større import

Oppdatert: 12/01/2026