Artikler om: Kontraktshåndtering og åpenhetsloven

Kontrakt

📄 Kontraktsmodulen i Adminflow:

E-postinnsending, metadata, påminnelser og signering


Hva er dette?

Kontraktsmodulen samler alle avtaler på ett sted – med egne innsendingsadresser på e-post, fleksibel tilgangsstyring, rik metadata/merking, påminnelser og digital signering (e-postkode eller BankID i NO/SE/FI/DK).

Hvorfor er det nyttig?

  • Du slipper å logge inn for å laste opp – send inn kontrakter direkte på e-post.
  • Rask gjenfinning og rapportering med struktur, tagging og kostnadsfelt.
  • Trygg arbeidsflyt med samtaler, gjennomlesning og signering i samme modul.


A. Innsending via e-post (én unik adresse per mappe)

  1. Gå til Kontrakter og velg/flytt deg til riktig mappe.
  2. Kopiér mappens unike e-postadresse (lagre den gjerne som kontakt i Outlook).
  3. Videresend/signerte kontrakter til denne adressen.
  4. E-postens meldingstekst blir automatisk lagt i notatfeltet på kontrakten.

Tips: Opprett egne mapper (med hver sin adresse) for HR, Drift, Lokasjoner osv.


B. Tilgangsstyring per mappe

  1. Åpne ønsket mappe → Tilganger.
  2. Gi tilgang til enkeltpersoner eller grupper i selskapet.
  3. Bruk grupper for å forenkle administrasjon (se egen veiledning for å opprette grupper).


C. Laste opp kontrakter (flere måter)

  1. Drag-and-drop filer rett i mappen.
  2. Klikk Last opp fil for manuell opplasting.
  3. Drag-and-drop av hele mapper eller mange filer samtidig støttes.
  4. Bruk e-postinnsending som beskrevet i del A.


D. Registrere kontraktsdata (metadata)

Når en fil lastes opp/registreres, fyll ut feltene for god gjenfinning og varsling:

  • Navn på kontrakten
  • Beskrivelse
  • Tagger (f.eks. «husleie», «systemkostnad», «lokasjon»)
  • Startdato
  • Sluttdato (valgfritt – hvis satt, endres status automatisk til Utløpt når dato passeres)
  • Oppsigelsesfrist (valgfritt)
  • Eier av avtalen (kontraktseier)
  • Status (f.eks. Aktiv/Utløpt/Under vurdering)
  • Leverandør (opprettes samtidig i leverandørregisteret)
  • Månedlig kostnad og engangskostnad (for rapportering/eksport)


E. Påminnelser (varsler før utløp)

  1. Som standard varsles Kontraktseier 2 måneder før sluttdato.
  2. Tilpass: endre til antall måneder eller antall dager, eller sett en spesifikk dato.
  3. Skriv egen påminnelsestekst (f.eks. «Husk reforhandling – innhent tilbud»).
  4. Legg til flere påminnelser ved behov.
  5. Bedriftsadministrator legges automatisk til som mottaker (kan justeres).


F. Vedlegg og hovedkontrakt

  1. Åpne kontrakten → Vedlegg for å se alle tilknyttede filer (underavtaler m.m.).
  2. Angi en fil som hovedkontrakt (du kan endre hvis feil fil ble satt).
  3. Last opp flere vedlegg ved behov (tilleggsavtaler, endringsbilag, osv.).


G. Samtaler, gjennomlesning og signering

  1. Bruk Samtaler på mappen eller kontrakten for intern dialog.
  2. Be kollega om gjennomlesning eller kommentar før signering.
  3. Send til signering:
  • Velg E-postkode-signering (gratis) eller BankID (NO/SE/FI/DK).
  • Legg til interne brukere/grupper eller eksterne ved å skrive inn navn/e-post.
  • Sett signeringsfrist og påminnelsesfrekvens (hvor ofte de skal bli varslet).


H. Leverandørregister og rapportering

  1. Se alle leverandører på tvers av selskapet; eksporter ved behov.
  2. På hver leverandør kan du registrere:
  • Organisasjon(er), gruppering, e-poster, notater
  • Åpenhetsloven-vurdering (enkel vurdering + kommentar)
  1. Eksporter alle kontrakter med kontraktsverdi, leverandører og ansvarlig.
  2. Importer leverandører for rask oppstart.


Vanlige feil og løsninger

Jeg finner ikke kontrakten jeg nettopp sendte på e-post.

– Sjekk at du brukte riktig mappeadresse. Se også søppelpost/karantene hos avsender.

Status oppdateres ikke til Utløpt.

– Kontroller at sluttdato er satt. Uten sluttdato skjer ikke automatisk statusendring.

Feil fil er satt som hovedkontrakt.

– Gå til Vedlegg og endre hvilken fil som er hovedkontrakt.

Signer mottok ikke varsel.

– Sjekk e-postadresse, signeringsfrist og påminnelsesfrekvens. Send varsel på nytt om nødvendig.

Ekstern part får ikke signert med BankID.

– Bekreft hvilket land som gjelder (NO/SE/FI/DK) og at riktig BankID-metode ble valgt.


Tips

  • Standardiser tagger (f.eks. «husleie», «SaaS», «lokasjon:OSL») for bedre filtrering/rapportering.
  • Bruk mapper per avdeling/lokasjon med egne e-postadresser for naturlig arbeidsflyt.
  • Legg alltid inn kontraktseier og påminnelser ved registrering – da slipper dere manuelt oppfølging.
  • Saml underavtaler som vedlegg til hovedkontrakten for full historikk.

Oppdatert: 02/09/2025


Oppdatert: 02/09/2025

Var denne artikkelen til hjelp?

Del tilbakemeldingen din

Avbryt

Takk skal du ha!