Prosjektleder (ansvarlig regnskapsfører) og Oppdragsansvarlig i Adminflow – roller og spesiallogikk

Kort forklart

I Adminflow bestemmer byrået selv hvilke roller som brukes i prosjektene. To roller har ekstra betydning:

Prosjektleder (ansvarlig regnskapsfører):

Vanlig prosjektrolle med forhåndsdefinerte tillatelser. Kan settes som “koblingsrolle” mellom prosjekt og lokasjon/avdeling/team.

Oppdragsansvarlig:

Har spesielle funksjoner utover vanlige tillatelser (se under).

Kan vi endre navn på rollene?

Ja. Dere kan kalle rollene hva dere vil (f.eks. «Kundeansvarlig» i stedet for «Prosjektleder»).

Navnet endrer ikke funksjonaliteten – spesiallogikken følger rollen, ikke navnet.

Spesialfunksjoner

Prosjektleder (ansvarlig regnskapsfører)

• Ingen spesielle funksjoner utover de vanlige rettighetene.
• I Bedriftsinnstillinger kan dere velge at denne (eller en annen rolle) er koblingsrollen til lokasjon/avdeling/team.
• Standard i kvalitetskontroll: Prosjektleder er forhåndsvalgt i kvalitetskontroll-rapport.
• Endre koblingsrolle: Hvilken rolle som kobler kunde ↔ prosjekt kan endres i Bedriftsinnstillinger (under «Annet»/tilsvarende innstilling).

Oppdragsansvarlig

• AML-varsler: Får alltid varsler om frister og forfall.
• Oppgaveinnsyn: Kan alltid se oppgaver på prosjekter – også uten normal prosjekt-tilgang.
• Kontroll: Settes som standard kontrollør og foreslås automatisk ved medarbeiderkontroll.
• Lister og integrasjoner: Vises først i kundens prosjektliste og brukes i HubSpot-integrasjonen.
• Endringsvern: Kan bare endres av brukere med rettigheten Change Leaders.

Hvordan fungerer tilgangene?

• Prosjekt → kunde: Rettigheter du får på et prosjekt legges sammen og gjelder også på kunden.
• Kunde → prosjekt: En rolle på kunden gir ikke automatisk tilgang til prosjektene.
• Globalt nivå: Tilgang fra prosjekt/kunde gir ikke automatisk global tilgang (f.eks. til AML-skjemaer).

Team-rettigheter

Noen tillatelser virker bare når de settes på team (ikke på prosjekt- eller kunde-roller):

• Prosjekter i team/avdeling – lese/skrive
• Sende påminnelser

👉 Legg disse på teamrollen, ellers har de ingen effekt.

Slik bruker du rollene

1. Gå til prosjektet.
2. Åpne Roller.
3. Sett inn Prosjektleder (ansvarlig regnskapsfører), Oppdragsansvarlig og eventuelle andre roller.
4. Lagre.

💡 Tips: Sett Oppdragsansvarlig tidlig – da fungerer AML-varsler og kontrolloppsett fra start.

Beste praksis

• Beskriv internt hva rollene betyr og hvem som skal ha dem.
• Unngå rollekonflikt – ikke la samme person være både utfører og kontrollør.
• Kontroller at riktig person står som Oppdragsansvarlig (rollen ser alltid oppgaver og får AML-varsler).
• Begrens hvem som kan endre roller (krever Change Leaders).

FAQ

Kan vi kalle “Prosjektleder” noe annet?

Ja. Navnet kan endres uten å påvirke funksjonen.

Gir en kunde-rolle tilgang til prosjektene?

Nei, prosjekt-tilgang må gis separat.

Gir prosjektrolle også tilgang på kunden?

Ja, kunde-tilgang blir summen av prosjektrollene dine.

Hva gjør Oppdragsansvarlig spesielt?

Varsles om AML, ser alltid oppgaver, settes/foreslås som kontrollør (inkl. medarbeiderkontroll), vises først i prosjektlisten, brukes i HubSpot og kan bare endres av brukere med Change Leaders.

Oppdatert: 10/11/2025