Roller og rettigheter i Adminflow Byrå

Hva er dette?

Roller og rettigheter i Adminflow bestemmer hva ansatte kan se og gjøre i systemet.

En rolle er en samling tillatelser. Disse tillatelsene styrer tilgang til kunder, prosjekter, oppgaver, dokumenter og funksjoner.

Roller kan tildeles på ulike nivåer, som gjør det mulig å gi riktig tilgang til riktig person – uten å gi for mye.

Hvorfor er dette nyttig?

Riktig bruk av roller og rettigheter gir deg:

• Kontroll på hvem som har tilgang til hva
• Bedre sikkerhet og etterlevelse (compliance)
• Strukturert tilgang på tvers av kunder og prosjekter
• Mindre manuelt arbeid med tilgangsstyring

Systemet er fleksibelt og lar deg kombinere roller for å dekke ulike behov.

Hvordan fungerer roller og tilgang?

1. Roller gir tilgang

En rolle består av flere tillatelser, for eksempel:

• Opprette prosjekter
• Slette filer
• Administrere kunder
• Se oppgaver

2. Roller har ulike nivåer

Roller kan gjelde på forskjellige nivåer:

3. Tilganger legges sammen

En ansatt kan ha flere roller samtidig.

Systemet fungerer slik:

• Alle tillatelser legges sammen
• Det finnes ingen blokkering eller “deny”
• Du får summen av alt du er tildelt

Eksempel:

Hvis én rolle gir tilgang til prosjekter, og en annen gir tilgang til kunder, får du tilgang til begge.

4. Hvor kommer tilgangene fra?

En ansatt kan få tilgang fra flere steder:

1. Rolle direkte på ansattkortet
2. Teammedlemskap
3. Rolle på kunde eller prosjekt
4. Standardtillatelser (grunnnivå for alle)

Teamroller

Teamroller tildeles automatisk basert på team, avdeling eller lokasjon.

Teamleder

Gir bred tilgang til:

• Kunder og kundedata
• Prosjekter
• Teamadministrasjon
• Mapper og oppgaver

Brukes for personer med ansvar for et team.

Teammedlem

Standardrolle for ansatte i et team.

Har i praksis samme tilgang som teamleder, men kan variere noe i enkelte tillatelser.

Lokasjonsleder

Utvidet versjon av teamleder.

Har i tillegg tilgang til:

• Slette kundeportal
• Slette filer

Brukes for ansvarlige på lokasjonsnivå.

Leder for forretningsenhet

Tilsvarende rolle som lokasjonsleder.

Brukes for ledere på høyere organisatorisk nivå.

Prosjektroller

Prosjektroller brukes for å definere ansvar i et prosjekt.

De gir vanligvis ikke egne tillatelser, men brukes til:

• Synlighet i kundeportal
• Ansvarsfordeling
• Varslinger og oppfølging

Regnskapsfører

• Obligatorisk per prosjekt
• Én person
• Synlighet kan styres i kundeportal

Prosjektleder

• Obligatorisk per prosjekt
• Én person
• Vises alltid i kundeportal

Oppdragsansvarlig

• Obligatorisk per prosjekt
• Én person
• Kontraktsansvarlig

Har funksjonell tilgang til:

• Se alle oppgaver i prosjektet
• Motta varsler (f.eks. AML)

Merk: Dette styres ikke nødvendigvis via eksplisitte tillatelser.

Ekstra regnskapsfører

• Ikke obligatorisk
• Flere kan tildeles
• Brukes ved behov

Lønnskonsulent

• Obligatorisk per prosjekt
• Én person
• Vises i kundeportal

Globale roller

Globale roller gjelder på tvers av hele systemet.

Daglig leder

Brukes for øverste ansvarlig.

Gir svært brede tilganger i systemet.

Bør kun tildeles et fåtall personer.

Standardtillatelser

Minimumstilgang som alle ansatte får automatisk.

Sikrer at alle brukere har et grunnleggende nivå av tilgang.

Prosjektforfatter

Tildeles automatisk når en ansatt oppretter et prosjekt.

Kan konfigureres til å fjernes etter en periode.

Kvalitetskontrollansvarlig

Brukes for personer som jobber med kvalitetssikring.

Gir tilgang til å:

• Opprette og redigere kvalitetsmaler
• Jobbe med kontrollprosesser

Viktige prinsipper

Roller gir ikke alltid hele bildet

Noen funksjoner styres ikke kun av tillatelser, men også av rollelogikk.

Eksempel:

Oppdragsansvarlig kan se alle oppgaver uten at det nødvendigvis vises som en egen tillatelse.

Roller kombineres alltid

Systemet legger kun til tilgang. Det finnes ingen mekanisme som fjerner tilgang hvis du allerede har den via en annen rolle.

Bruk minst mulig tilgang

Gi kun de rollene som er nødvendig.

Dette gir bedre kontroll og reduserer risiko.

FAQ

Kan en ansatt ha flere roller?

Ja. Alle roller kombineres, og brukeren får summen av alle tillatelser.

Hva er forskjellen på teamrolle og prosjektrolle?

Teamroller gir faktiske tillatelser. Prosjektroller brukes primært til ansvar og synlighet.

Kan jeg begrense tilgang hvis noen har for mye?

Ikke direkte. Systemet støtter ikke blokkering. Du må fjerne rollen som gir tilgangen.

Hva er standardtillatelser?

Et minimumssett med tilgang som alle ansatte får automatisk.

Er prosjektroller nødvendige?

Ja, flere av dem er obligatoriske for at prosjektet skal være korrekt satt opp.

Relaterte artikler

• Hvordan opprette og administrere team
• Hvordan sette opp prosjekter
• Tilgangsstyring i kundeportal
• Roller i oppdragsavtaler

Oppdatert: 21/04/2026