Roller og rettigheter i Adminflow Byrå – hva kan du gjøre?

Hva er roller og rettigheter?

Roller og rettigheter bestemmer hva du kan se og gjøre i Adminflow Byrå. Du kan ha én eller flere roller samtidig, og tilgangene legges alltid sammen – du får summen av alt du er tildelt.

Viktig å vite:

• Systemet gir aldri færre tilganger ved å legge til en rolle
• Har du tilgang via én rolle, beholder du den selv om du får en ny rolle
• Vil du fjerne tilgang, må rollen som gir den fjernes

Roller du kan ha

Teamroller – gis via teammedlemskap

Når du er med i et team, en lokasjon, forretningsenhet eller avdeling, får du automatisk én av disse rollene:

Teamleder

Du er satt opp som leder i teamet ditt. Med denne rollen kan du:

Om kunder:

• Se og jobbe med kunder som er tilknyttet teamet ditt
• Opprette nye prosjekter for kunder
• Arkivere kunder
• Fjerne kunder fra listen
• Konfigurere kundeportalen (moduler, URL, synlighet)
• Se regnskapsinformasjon og Maestro-tilgang for kunden

Om prosjekter:

• Administrere hvem som har tilgang til prosjekter (legge til/fjerne teammedlemmer)
• Endre hvem som er Oppdragsansvarlig og Prosjektleder
• Endre hvilken forretningsenhet prosjektet tilhører
• Arkivere prosjekter
• Redigere planleggingskategorier
• Opprette og slette mapper i dokumentstrukturen
• Skrive kontrollnotater på oppgaver
• Redigere tillatelser på undermapper (uavhengig av foreldremappens innstillinger)

Om oppgaver og team:

• Sende påminnelser om forfalte oppgaver
• Se og jobbe med alle prosjekter knyttet til teamet
• Administrere oppgavemaler (via innstillinger)

Teammedlem

Du er et vanlig medlem i teamet. Med denne rollen kan du:

Om kunder og prosjekter:

• Se og jobbe med kunder og prosjekter tilknyttet teamet ditt
• Redigere kundedata
• Se regnskapsinformasjon for kunder

Om mapper og filer:

• Opprette mapper i dokumentstrukturen
• Jobbe med filer på prosjektet

Om tagger:

• Administrere tagger (opprette, redigere, slette tagger i innstillinger)

Lokasjonsleder

Du er leder for en lokasjon. Du har alt Teamleder har, pluss:

• Slette kundeportaler
• Slette filer i dokumentstrukturen
• Administrere tagger

Leder for forretningsenhet

Du er leder for en forretningsenhet. Tilgangene tilsvarer Lokasjonsleder.

Prosjektroller – gis direkte på prosjektkortet

Prosjektroller forteller hvem som har hvilket ansvar på et prosjekt. Selve tilgangene (hva du faktisk kan gjøre) kommer fra teamrollen din eller globale roller – prosjektrollen er i hovedsak en identitets- og ansvarsmerkefunksjon.

Regnskapsfører

• Du er den utpekte regnskapsansvarlige for prosjektet
• Obligatorisk rolle – hvert prosjekt må ha én
• Kan vises i kundeportalen (konfigureres per prosjekt)
• Tilgangene dine på prosjektet bestemmes av teamrollen din, ikke denne rollen alene

Prosjektleder

• Du er prosjektets utpekte leder
• Alltid synlig i kundeportalen
• Ditt teammedlemskap avgjør hvilke prosjekter som regnes som "i ditt team"
• Tilgangene dine bestemmes av teamrollen din

Oppdragsansvarlig

• Du er kontraktsansvarlig for prosjektet
• Alltid synlig i kundeportalen
• Du mottar varsel når AML-risikovurderinger forfaller for dette prosjektet
• Å bytte hvem som er Oppdragsansvarlig krever tillatelsen Endre ledere
• Tilgangene dine bestemmes av teamrollen din

Ekstra regnskapsfører

• En valgfri prosjektrolle – flere kan ha den
• Kan vises i kundeportalen (konfigureres per prosjekt)
• Tilgangene dine bestemmes av teamrollen din

Lønnskonsulent

• Du er ansvarlig for lønn på prosjektet
• Alltid synlig i kundeportalen
• Tilgangene dine bestemmes av teamrollen din

Globale roller – gis direkte på ansattkortet

Globale roller gjelder på tvers av alle kunder og prosjekter, uavhengig av teamtilhørighet.

Daglig leder

• Gjelder for hele systemet
• Beregnet på byråets øverste leder
• Brede tilganger på tvers av alle kunder og prosjekter

Standardtillatelser

• Et minimumssett alle ansatte alltid har
• Tildeles automatisk – trenger ikke settes manuelt
• Gir grunnleggende tilganger for å jobbe i systemet
• Kan ikke fjernes fra enkeltpersoner

Prosjektforfatter

• Tildeles deg automatisk når du oppretter et prosjekt
• Gir deg tilgang til det spesifikke prosjektet du opprettet
• Kan fjernes automatisk etter en tid som byrået konfigurerer

Kvalitetskontrollansvarlig

• For deg som har ansvar for kvalitetskontroll i byrået
• Gir tilgang til å opprette og redigere maler for kvalitetskontroll

Administrator – overstyrer alle roller

Noen ansatte har et eget administrator-flagg på ansattkortet. Dette er ikke en rolle, men gir:

• Alle tillatelser i hele systemet
• Tilgang til alle kunder, prosjekter, oppgaver og ansatte

Bruk dette flagget svært sparsomt – det bør kun gis til de aller færreste.

Kontrolltilganger

I tillegg til roller har noen ansatte tilgang til å utføre kontrollhandlinger. Dette settes på ansattkortet:

Tilgang til mapper og filer

Mapper har egne tillatelsesregler:

• Opprette mapper – krever tillatelsen Mappe – opprett
• Slette mapper – krever tillatelsen Mappe – slett
• Slette filer – krever tillatelsen Fil – slett
• Undermapper – noen mapper krever eksplisitt tillatelse for å opprette eller slette innhold. Har du Mappe – omgå undermapperestriksjoner, kan du redigere tilganger på undermapper uavhengig av foreldremappe-innstillinger

Kundeportalen – hva ser kundene?

Kundeportalen har et eget tilgangssystem for kunder (kontaktpersoner), adskilt fra byråets roller. Det eneste overlappet er:

• Synlighet i kundeportalen – noen prosjektroller (Prosjektleder, Oppdragsansvarlig, Lønnskonsulent) vises alltid i portalen. Regnskapsfører og Ekstra regnskapsfører kan konfigureres per prosjekt
• Dokumenter – mapper kan gis kundetilgang, som styrer hva kundens kontaktpersoner ser

Vanlige spørsmål

Kan jeg ha flere roller?

Ja. Alle rollene du er tildelt legges sammen, og du får summen av alle tilganger.

Jeg har for mye tilgang – hva gjør jeg?

Ta kontakt med den som administrerer roller i byrået. De kan fjerne rollen som gir tilgangen.

Hva er forskjellen på å være Teamleder og Oppdragsansvarlig?

Teamleder gir deg faktiske tillatelser (hva du kan gjøre). Oppdragsansvarlig er en identitetsrolle som sier hvem som er kontraktsansvarlig på prosjektet – selve tilgangene dine kommer fremdeles fra teamrollen din.

Jeg opprettet et prosjekt, men ser det ikke lenger?

Byrået kan konfigurere at Prosjektforfatter-tilgangen din automatisk fjernes etter en viss tid. Ta kontakt med en administrator.

Jeg kan ikke endre hvem som er Oppdragsansvarlig.

Du trenger tillatelsen Endre ledere for å gjøre dette. Ta kontakt med en administrator.

Kan jeg se hvem som har tilgang til en kunde eller et prosjekt?

Ja – på kunde- og prosjektkortet under teamoversikten kan du se hvem som er lagt til og hvilken rolle de har.

Oppdatert: 15/05/2026