Slik henger chat, oppgaver og dokumentasjon sammen i Adminflow

Hva er dette?

I Adminflow er chat, oppgaver og dokumentinnhenting tett koblet sammen.

Dette gjør at du kan be kunden om informasjon, følge opp leveranser og få dokumenter lagret riktig, uten manuell håndtering.

Denne artikkelen viser hvordan samspillet fungerer i praksis, og hvordan du velger riktig nivå av struktur.

Hvorfor er dette nyttig?

Når dialog, oppgaver og dokumentasjon henger sammen får du:

• Mindre manuell oppfølging
• Bedre oversikt over hva som gjenstår
• Riktig dokumentasjon lagret automatisk
• Et tydelig revisjonsspor

Du jobber mer strukturert, og kunden får en enklere opplevelse.

Oversikt over bruk av chat

Du kan bruke chat på tre nivåer:

1. Kun dialog
2. Dialog og oppgaver til kunden
3. Dialog, oppgaver og automatisk lagring av dokumenter

Velg nivå basert på hvor strukturert innhentingen skal være.

1. Chat uten oppgaver

Passer når du kun trenger avklaringer eller vanlig dialog.

Hva kunden kan gjøre

• Sende meldinger
• Laste opp filer
• Varsle regnskapsfører når alt er lastet opp

Hva byrået får

• Hele dialogen samlet i én tråd
• Enkel historikk hvis en kollega tar over
• Mulighet til å arkivere chat når den er ferdig

2. Chat med oppgaver til kunden

Passer når du vil sikre at kunden leverer riktig informasjon, og at oppfølgingen er systematisk.

Når du aktiverer oppgaver i chat kan du:

• Lage konkrete oppgaver kunden må utføre
• Kreve filopplastning per oppgave hvis ønskelig
• Styre rekkefølge og tydeliggjøre hva som mangler

Fordeler

• Kunden ser tydelig hva som gjenstår
• Byrået slipper å tolke lange eposter
• Fremdrift kan følges uten manuell purring

3. Chat med oppgaver og automatisk lagring av dokumenter

Dette bygger videre på punkt 2, med automatisk lagring av dokumenter i dokumentsenteret.

Du kan velge:

• Hvor dokumentene skal lagres i mappestrukturen
• Om Adminflow skal opprette ny mappe automatisk
• Om mappen skal få navn basert på emnet i chatten
• Om variabler skal brukes, for eksempel periode eller måned

Resultatet

• Kunden laster opp dokumenter én gang
• Dokumentene lagres riktig automatisk
• Du slipper nedlasting og manuell opplasting

Påminnelser i chat

Når du sender chat til kunden kan du aktivere påminnelser.

Eksempel:

• 5 påminnelser
• 2 dagers intervall

Dette er spesielt nyttig for kunder som ofte er trege med innsending.

Samspill med interne oppgaver

En chat kan kobles til en intern oppgave i prosjektet.

Dette gjør at du kan:

• Jobbe med en intern oppgave
• Samle dialog og dokumentasjon i én chat
• Ha full sporbarhet på hva som er gjort

Du kan også bruke oppgavemaler der chat opprettes automatisk som del av en fast flyt.

Eksempel på automatisert flyt

• Oppgave opprettes hver måned
• Chat sendes til kunden 10 dager før frist
• Kunden får oppgaver og filopplasting
• Dokumenter lagres automatisk i riktig mappe

Kundens opplevelse

I kundeportalen ser kunden:

• Oversikt over alle chatter
• Hvem som er regnskapsførere på oppdraget
• Kalender med oppgaver kunden må utføre
• Dokumenter og mapper kunden har tilgang til

Viktig å vite

• Kunden ser ikke om regnskapsfører har lest chatten
• Byrået kan se om kunden har lest chatten

Vanlige spørsmål

Hvor finner jeg gamle chatter?

Du kan filtrere på arkiverte chatter i chatoversikten.

Kan flere ansatte se samme chat?

Ja. Chatter er knyttet til kunden og prosjektet, slik at andre kan ta over ved fravær.

Kan kunden laste opp flere filer?

Ja. Kunden kan laste opp flere filer i samme chat og varsle når alt er levert.

Kan kunden se alle dokumenter?

Nei. Kundens tilgang styres av mappetilganger i dokumentsenteret.

Tips for beste praksis

• Bruk chatmaler for faste innhentinger som MVA og årsoppgjør
• Bruk oppgaver når det er viktig at kunden leverer spesifikke ting
• Aktiver automatisk lagring for bedre struktur og tidsbesparelse
• Arkiver chat når dialogen er ferdig for ryddig oversikt

Oppdatert: 06/02/2026