Hva er AdminFlow Byrå og hvordan fungerer det?

AdminFlow Byrå er en arbeidsplattform for regnskapsbyrå. Systemet samler kundehåndtering, AML-compliance, prosjektstyring, oppgaveoppfølging, kvalitetskontroll og klientkommunikasjon på ett sted.

Hvem bruker systemet?

Regnskapsførere og saksbehandlere er de primære brukerne. De håndterer kundeforhold, gjennomfører AML-vurderinger, oppretter og følger opp prosjekter og oppgaver, utfører kvalitetskontroll og kommuniserer med kunder via chat og kundeportal.

Byråadministratorer konfigurerer byrået i systemet: ansatte, team, roller, planleggingskategorier og byråomfattende innstillinger. De styrer også tilgangsstyring per modul.

Kunder logger inn i en separat kundeportal der de kan chatte med regnskapsfører, laste opp og ned dokumenter, sende inn AML-egenerklæringer og følge oppgavestatus.

Kundeforholdet fra start til slutt

Arbeidsflytene i AdminFlow Byrå følger en fast livssyklus. Hvert steg bygger på det forrige.

1. Kundeonboarding

Byrået oppretter kunden i systemet, enten manuelt eller gjennom bulkimport. Har kunden et norsk organisasjonsnummer, hentes navn, adresse og bransje automatisk fra Brønnøysundregistrene (Brreg).

2. AML-vurdering

Norsk hvitvaskingslov (hvitvaskingsloven) krever at autoriserte regnskapsbyrå gjennomfører en risikovurdering (AML) før de inngår et kundeforhold. I AdminFlow Byrå gjøres dette med strukturerte spørreskjemaer, identitetskontroll, UBO-kartlegging og PEP/sanksjonssøk. Vurderingen godkjennes i to trinn: én utfører og én kontrollansvarlig.

Merk: AML-vurderingen må være fullført og godkjent før det er mulig å opprette prosjekt på kunden.

3. Oppdragsavtale

Byrået oppretter en digital oppdragsavtale som definerer tjenestene, priser og rutiner. Avtalen genereres som PDF fra mal og signeres med BankID. Oppgaver kan genereres automatisk basert på avtalens innhold.

4. Prosjektstyring

Et prosjekt representerer et pågående oppdrag – et regnskapsår, en lønnspakke eller en rådgivningsavtale. Prosjekter tilhører en kunde og tildeles teammedlemmer med rollebasert tilgang.

5. Oppgavehåndtering

Oppgaver er de konkrete arbeidspostene innenfor og på tvers av prosjekter. Fremdriftsplanleggeren setter opp faste regnskapsoppgaver med angitt frekvens og frister. Oppgavelisten gir daglig oversikt over hva som skal gjøres og av hvem.

6. Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll-modulen støtter internkontroll og revisjon etter GRFS og egne rutiner. Spørreskjemamaler brukes i to-trinns godkjenningsprosesser der utfører og kontrollør begge logger sin gjennomgang.

7. Altinn-oppgaver

Systemet følger status på skattemeldinger, mva-meldinger og andre innleveringsplikter til Altinn på tvers av hele porteføljen.

8. Kundeportal og chat

Chat med kunder er integrert med prosjekter og oppgaver. Dokumenter deles og arkiveres automatisk.

Kobling til Adminflow (aksjebok og cap table)

AdminFlow Byrå er koblet til Adminflow-plattformen for aksjebok og cap table. Betjener byrået et selskap med aksjonærregister i Adminflow, er dataene tilgjengelige fra begge systemer via en felles selskapsprofil.

Vanlige spørsmål

Er AdminFlow Byrå et eget produkt eller del av Adminflow? AdminFlow Byrå er en modul i Adminflow-plattformen, med en separat arbeidsflate tilpasset regnskapsbyrå. Regnskapsfører-brukere ledes automatisk til Byrå-grensesnittet ved innlogging.

Kan kundene se all informasjon i systemet? Nei. Kunder ser kun det som er gjort tilgjengelig i kundeportalen. Hva som vises, styres av tilganger per prosjekt og innstillinger i systemet.

Hva er første steg for å komme i gang? Start med å sette opp grunnleggende byråinnstillinger, legge til ansatte og roller, og konfigurere planleggingskategorier. Deretter er systemet klart for å ta inn kunder.

Kan vi bruke AdminFlow Byrå uten Altinn-integrasjon? Ja. Altinn-integrasjonen er valgfri, men gir automatisk oversikt over innleveringsstatus for skattemeldinger og mva-meldinger.